sábado, 15 de octubre de 2011

HOJA DE CALCULO 3 UNIDAD!


HOJA DE CALCULO
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

ORDENAMIENTO DE DATOS
 
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de columna queremos ordenar, (puede ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o descendente.

TIPOS  DE HOJAS DE CÁLCULO
 
Calc, integrada en OpenOffice.org
Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
Gnumeric, integrada en Gnome Office
Numbers, integrada en iWork de Apple
Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.
KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.
 
LAS BARRAS.

      LA BARRA DE TÍTULO

      Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar       y cerrar .

      LA BANDA DE OPCIONES

      La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

      Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

      En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

      Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

LA BARRA DE FÓRMULAS

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

LA BARRA DE ETIQUETAS
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Introducir Fórmulas Y Funciones .
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
LA SINTAXIS DE CUALQUIER FUNCIÓN ES:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
-          Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
-          Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
-          Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:-    =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
-          En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
-          Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

-          Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

-          Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
-          Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
-          Insertar función con el asistente
-          Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
-          Si queremos introducir una función en una celda:
-          Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
-          Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
-          Elegir la opción Insertar función.
O BIEN, HACER CLIC SOBRE EL BOTÓN DE LA BARRA DE FÓRMULAS.

APARECERÁ EL SIGUIENTE CUADRO DE DIÁLOGO INSERTAR FUNCIÓN
Debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

El botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede serPromedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx(obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones.
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Funciones de fecha y hora .

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

FUNCIONES

      AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

      AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año

      DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes

      DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas

      DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7

      FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha

      FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha

      HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23

      HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número

      HOY() Devuelve la fecha actual

      MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)

      MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

      NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números

      SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

      Funciones de texto

      Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

      CARACTER(número) Devuelve el carácter específicado por el número

      CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto

      CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión

      DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro

      DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

      ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado

      ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios

      EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena

      HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto

      IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

      IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados

      LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto

      LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles

      MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas

      MINUSC(texto) Convierte a minúsculas

      MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda

      NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto

     REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo) Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

      REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto

     SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia) Reemplaza el texto con texto nuevo

      T(valor) Comprueba que el valor es texto

      TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

      TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht)

      VALOR(texto) Convierte un texto a número

FUNCIONES DE BÚSQUEDA

      En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

      Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

      AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas contiguas

      BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila

     BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores

     BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Busca un valor en la primera columna de la izquierda

      COINCIDIR (valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) Devuelve la posición relativa de un elemento

      COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia

      COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas que componen la matriz

      DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango

      DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto

      ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una accion de una lista de valores

      FILA (ref) Devuelve el número de fila

      FILAS(matriz) Devuelve el número de filas

      HIPERvínculo (ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) Crea un acceso directo a un documento

     IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

      INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna

      INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada

      TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz.

FUNCIONES FINANCIERAS.

      Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".

      Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras

      DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo

      DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo

     DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales

      INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión

      NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión

      PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes

      PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado

      PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada

      SLN(costo;valor_residual;vida) Devuelve la depreciación por método directo de un bien durante un período dado

      SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico

      TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión

      TIR(valores;estimar) Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo

      TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión) Devuelve la tasa interna de retorno modificada

      VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión

      VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante

      VNA(tasa;valor1;valor2;...) Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

      Otras funciones.

      Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

      ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1

      COMBINAT(número;tamaño) Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos

      COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo

      ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo

      EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado

      FACT(número) Devuelve el factorial de un número

      NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano

      PI() Devuelve el valor de la constante pi

      POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada

      PRODUCTO(número1;número2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos

      RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

      RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división

      Funciones estadísticas MEDIA.ARMO(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos

      MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores

      MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

      MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores

      MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores

      PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores

      VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores

      K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos

      K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

      Funciones lógicas FALSO() Devuelve el valor lógico Falso

      VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero

      SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición

      NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado

      Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos

      O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO



Funciones de información ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía

      ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error

      ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico

      ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto

      ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto

      ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico

      TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

GRÁFICOS.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

VEAMOS CÓMO CREAR DE UN GRÁFICO.

      Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

       Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

      Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

      En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

      Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos

      Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

      Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si has decidido probar suerte y no tenías celdas seleccionadas, deberás seguir leyendo los siguientes apartados

MACROS

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.

Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.

      CREAR UNA MACRO AUTOMÁTICAMENTE

      La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

      Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

      Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...


 

      Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

      Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

      Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

      Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

      Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

      En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

      En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

      Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

      A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

      Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener

1 comentario:

  1. Yareni, muy buen trabajo, la informacion está completa, sigue así y no faltes, nos vemos en clase. Felicidades.

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